LAS ORGANIZACIONES. LA EMPRESA. SU ADMINISTRACIÓN

Administración

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

Gracias a la administración, las organizaciones son capaces de utilizar en forma correcta sus recursos y de alcanzar sus objetivo.

Es un proceso donde se diseña y mantiene un ambiente en el que individuos que trabajan en grupos cumplen metas específicas de manera eficaz.

Un administrador es el responsable de llevar a cabo las actividades necesarias para alcanzar las metas organizacionales. Desempeña funciones básicas para la consecución de objetivos.

Los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos, proceso conocido como diseño organizacional.

Proceso Administrativo

El proceso administrativo consiste en Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.

• PLANIFICACIÓN: Presenta los objetivos de la organización y establece los procedimientos idóneos para alcanzarlos.
• ORGANIZACIÓN: Ordena y distribuye el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros.
• DIRECCIÓN: Implica influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. 
• CONTROL: Asegura que los actos de los miembros de la organización conducen hacia las metas establecidas:Establecer estándares de desempeño
• Medir los resultados presentes.
• Comparar los resultados con las normas establecidas.
• Tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones.

Imágen 1. Proceso administrativo

Roles del Administrador

Roles de toma de decisiones: los administradores usan la información que reciben para decidir cuándo y cómo comprometer a su organización en nuevas metas y acciones.

• Emprendedor: papel fundamental de todo administrador. Este rol exige tomar decisiones aceptando riesgos en escenarios no certeros, pero donde existen oportunidades que otros no pueden aprovechar.
• Manejo de contratiempos: el administrador debe prepararse para solucionar todo tipo de problemas, se requiere de su capacidad analítica para analizar el problema y sobre todo encontrar las causas y solucionarlas.
• Asignación de recursos: es un rol importante porque su habilidad se pone en juego para saber disponer racionalmente los recursos según las prioridades para asignarlo a sus subordinados.
• Negociar: esta función la deberá cumplir con igual importancia dentro y fuera de la empresa; al interior de ella para negociar con sus trabajadores para satisfacer sus necesidades y sobre todo para involucrarlos en las decisiones que se tomen sobre la empresa. Al exterior negociar con los proveedores, con los socios estratégicos, con los clientes y con los competidores.

Roles informativos: son aquellos que se relacionan con la información que maneja el administrador y la forma en que la utiliza.

• Seguimiento: actualmente, el recurso más valioso para las empresas es la información, con la ayuda de la tecnología se debe buscar constantemente tanto dentro y fuera de la empresa ese recurso relevante que permita tomar las mejores decisiones para el desarrollo de la empresa.
• Divulgación: la información conseguida será importante en la medida que sea distribuida entre los miembros de la organización, para que todos se involucren en las decisiones y aporten a la solución del problema o al aprovechamiento de la oportunidad.
• Vocero: este rol se cumple al interior de la empresa, pero su verdadera importancia radica al exterior de ella, ya que es importante que los que nos rodean conozcan información sobre nuestras acciones.

Roles interpersonales: son aquellos que suponen relaciones entre personas.

• Figura directiva: es el representante máximo de la organización tanto fuera de ella como frente a los trabajadores y accionistas. Es considerado como el responsable de los éxitos y fracasos de la empresa. Define y encamina los grandes negocios, responde frente a los reclamos de los trabajadores, firma los contratos y representa a la empresa frente al Estado y al resto de agentes del entorno.
• Líder: es el rol interpersonal más importante, responsabiliza al gerente de las acciones de sus subordinados, cumple funciones orientadoras del resto de individuos que integran la organización.
• Enlace: en su empresa y en el resto, las relaciones con los que nos rodean son imprescindibles, tanto fuera como al interior de la misma, así surgen los buenos negocios, las buenas relaciones, se solucionan problemas, se aprovechan oportunidades y se eleva la productividad

Imágen 2. Roles del administrador

Niveles de la administración

• Gerentes de primera línea: Supervisan a los especialistas, técnicos u operadores.
• Gerentes medios: Dirigen las actividades que sirven para poner en práctica las políticas de su organización y equilibrar las demandas de sus gerentes y las capacidades de sus patrones.
• Alta gerencia: Es responsable de administrar toda la organización. Establecen las políticas de las operaciones y dirigen la interacción de la organización con su entorno.

Imagen 4. Niveles de la administración

Existen tres tipos de habilidades básicas

• Habilidades técnicas: Es la destreza para usar los procedimientos, técnicas y conocimientos de un campo especializado (en menor proporción en la alta gerencia y en mayor proporción en gerencias de primera línea).
• Habilidades humanas: Destreza para trabajar con otros, entenderlos y motivarlos, ya sea en forma individual o en grupos (en iguales proporciones en los tres niveles).
• Habilidades conceptuales: Capacidad para coordinar e integrar todas las actividades y los intereses de una organización. Comprender la organización como un todo, entender cómo unas de sus partes dependen de otras y anticipar cómo un cambio en alguna de las partes afectará al todo (en menor proporción en la gerencias de primera línea y en mayor proporción en la alta gerencia).

Las organizaciones

Podemos definir a las organizaciones como un acuerdo deliberado de personas para llevar a cabo un objetivo determinado.

1. Una organización tiene un propósito definido. Expresado a través de objetivos que la organización espera cumplir.
2. Una organización está formada por personas. Se cuenta con ellas para realizar el trabajo necesario para lograr las metas.
3. Las organizaciones crean una estructura deliberada dentro de la cual los miembros realizan su trabajo. Pudiendo ser abierta y flexible, o más tradicional

Tipos de organizaciones

Las organizaciones pueden clasificarse según diferentes criterios, tales como

• Según sus fines:
• Con fines de lucro: Son las empresas que tienen como uno de sus principales fines generar una determinada ganancia para sus propietarios.
• Sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado rol o función en la sociedad sin pretender una ganancia.
• Según su formalidad:
• Formales: se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control.
• Lineal: existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados.
• Funcional: aplica el principio estructural de especialización de funciones.
• Línea-Staff: combinación de lineal y funcional, incrementando las ventajas de cada uno.
• Comités: agrupación de personas con un fin común (administrativo, solucionadores de problemas, etc.)
• Informales: La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.
• Según su grado de centralización:
• Centralizadas: la toma de decisiones se concentra en la parte superior del organigrama de la empresa (una o pocas personas).
• Descentralizadas: la autoridad y toma de decisiones se van delegando a todos los niveles de gestión y organización.

Empresa

Las empresas son un tipo especial de organización, donde su fin principal es la obtención de beneficios económicos a cambio del ofrecimiento de bienes y servicios.
Características distintivas de la empresa:

• Es un sistema: es un conjunto de elementos interrelacionados que operan en conjunto con un fin de lucro.
• Es una entidad autónoma de producción de bienes y/o servicios.
• Satisfacen necesidades humanas.
• Es una unidad jurídica: opera bajo las leyes vigentes (fiscales, laborales, etc.)
• Posee nombre propio, patrimonio y domicilio.
• Adquiere una forma de organización empresarial: individual, sociedad anónima o sociedad colectiva.
• Asume riesgos y responsabilidades.
• Es una unidad social: formada por y para las personas.

Principales áreas de la empresa: 

• Dirección: establece los objetivos y las estrategias de la empresa (misión y visión).
• Administración: se encarga de la gestión de los recursos de la empresa.
• Ventas: se plantean las estrategias que se seguirán en el mercado, el ciclo de vida de los productos y su diseño.
• Producción: se desarrollan o crean el/los productos que la empresa ofrece.
• Contabilidad y finanzas: lleva el estado financiero y contable de la empresa.

Imágen 5. Áreas de la empresa

Enfoque sistémico de las organizaciones

Un sistema es un conjunto de elementos dinámicamente relacionados entre sí, realizando una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre entradas y proveyendo salidas procesadas, al medio ambiente en el cual está inserto. 

Imágen 6. Enfoque sistémico de las organizaciones

A partir del enfoque de sistemas, podemos analizar a la organización como un sistema entrada-proceso-salida. 
entonces podemos ver que existen tres conjuntos de variables. Las entradas: acciones, interacciones, expectativas, energía, información, materias primas y otros. Los procesos, las variables mediadoras: tareas, relaciones interpersonales, estructura, cultura y otros. Las salidas: productos, servicios, dirección y otras. Una organización funciona así, independientemente de su actividad y tamaño.

Este sistema funciona como un proceso de retroalimentación de los procesos o variables mediadoras y las salidas. Los procesos están influenciados por la retroalimentación de las salidas. 

Puede decirse que la organización es un sistema sociotécnico incluido en otro más amplio: la sociedad, con la que interactúa, influyéndose mutuamente. El sistema tiene por finalidad especial la transformación de recursos que provienen de su entorno y que debe devolverlos en forma de bienes, de servicios o de rendimiento. Para ello emplea dos tipos diferentes de tecnología: la de transformación de los recursos y la de administración, que hace posible tal transformación. Estos hechos justifican la denominación de sociotécnico. Se trata de un sistema abierto a su entorno.
En el sistema organización, están incluidos otros subsistemas de rango menor que conforman una jerarquía de actividades. Los subsistemas son: el subsistema social, el subsistema técnico o de transformación y el subsistema administrativo.
La Teoría de la Contingencia dice que "no existe una mejor manera de manejar una organización, tomar decisiones o liderar una empresa. Sino que el mejor curso de acción es contingente. Es decir, depende del entorno". Es por esto que un buen administrador aplica y toma las técnicas y decisiones más adecuadas de acuerdo al momento y al contexto, no siguiendo una "receta mágica". Aplicada a los sistemas y su entorno, todo sistema es caracterizado por el ambiente en el cual se halle inmerso.

Rol de los sistemas de información en las organizaciones

Imagen 7. Ciclo de vida de la información

Definimos como datos a registros aislados o información con poco o nulo valor por sí mismo. De igual forma, definimos como conocimiento al conjunto de experiencias, valores, información y prácticas que sirve como materia prima para la innovación, generación de nueva información y para la toma de decisiones.

El papel que cumplen los sistemas de información en una organización (gracias a su capacidad de recolectar, almacenar, procesar y distribuir información) es el de ser generadores de información, la cual es luego utilizada por los adminsitradores para la posterior creación y transmisión del conocimiento generado para beneficio futuro.

Conclusión

En esta unidad vimos los temas de administración, empresa, organización y sistema; para luego relacionarlos entre sí. Dando de esta forma una nueva forma de ver a las empresas y como estas se relacionan mutuamente con los sistemas de información.

Donde las empresas brinda los datos, que es la fuente de entrada de los sistemas de información, para que estos los procesen y brinden una salida.

Esta salida es información de utilidad para las empresas, ya que ayudan al proceso de toma de decisiones.

Mapa conceptual

Imágen 8. Mapa conceptual

Bibliografía

– Harold K, Heinz W, Daniel R (2008), Administración una perspectiva global y empresaria, 14º Edición, Mexico D.F: Mc Graw Hill.

–Idalberto Chiavenato (2007), Administración de recursos humanos, 8° Edición, Mexico D.F: Mc Graw Hill.

– Stephen K Robbins, Mary Coulter (2010), Administración, 10° Edición, México, Prentice-Hall